5 Astuces pour mieux t’organiser dans ton quotidien d’entrepreneuse

On va pas se mentir…
Devenir entrepreneuse et gérer ton propre business est une aventure passionnante et gratifiante. Semée d’embûches, certes, mais passionnante.
Cependant, cela peut aussi être un véritable défi au quotidien. Entre la gestion des commandes, la création de nouveaux produits, et la promotion de tes créations ou services, tu peux rapidement te sentir débordée. C’est pourquoi il est essentiel de trouver des moyens efficaces pour organiser ton temps et tes tâches. Dans cet article, je vais partager avec toi 5 astuces pour être plus efficace dans ton quotidien d’entrepreneuse. Ces conseils te permettront de gagner en productivité, de réduire ton stress et de consacrer plus de temps à ce que tu aimes vraiment : créer !

1 - Prioriser tes tâches

Souvent, si tu te sens débordée, c’est que tu as trop de choses à gérer en même temps

L’une des clés pour rester organisée et productive est de hiérarchiser tes tâches. En définissant ce qui est vraiment important, tu peux concentrer ton énergie sur les activités qui auront le plus grand impact sur ton business.

Mes 2 conseils pour faire le tri et fixer tes priorités

Pose-toi. Ce conseil paraît stupide, mais tu vis souvent une course effrénée. Et tu n’y vois plus clair. Donc, prends le temps de te poser
Utilise des codes couleurs : Liste toutes tes tâches et attribue une couleur à chaque niveau de priorité. Par exemple, rouge pour les tâches urgentes et cruciales, jaune pour les tâches importantes mais non urgentes, et vert pour les tâches moins importantes.

Imaginons une journée typique d’une entrepreneuse.

Le matin, elle commence par ses tâches “rouges” : finaliser une commande urgente pour un client important.

Ensuite, elle passe aux tâches “jaunes”, comme la planification de ses posts sur les réseaux sociaux pour la semaine.

Enfin, en fin de journée, elle s’occupe des tâches”vertes”, comme répondre à des emails non urgents.

2 - Diviser les grandes tâches en sous-tâches

Les grandes tâches peuvent souvent sembler écrasantes et conduire à la procrastination (voire au désespoir) . En les décomposant en étapes plus petites et gérables, tu rends le travail moins intimidant et plus facile à aborder.

En pratique :

Décompose tes projets : Identifie toutes les étapes nécessaires pour compléter une grande tâche et note-les.

Prenons l’exemple du lancement d’un nouveau produit.

Au lieu de simplement noter « Lancer nouveau produit », décompose cette tâche en sous-tâches :

Conception du produit
Création des prototypes
Tests
Production / création
Communication

Utilise un rétroplanning pour tout lister et indiquer la date butoir et toutes les échéances de chacune des sous-tâches.

3 - Fixer des délais réalistes

Si ta charge mentale est à bloc, c’est bien souvent parce que tu t’en mets trop ou que tes délais sont trop trop courts. Je l’ai vécu très récemment.
J’avais planifié des projets qui s’enchaînent, sans temps mort.
Avec des délais trop courts, j’avais juste oublié ma santé mentale…
Il est donc essentiel de fixer des délais réalistes pour éviter la procrastination, le burn out et rester sur la bonne voie. Des délais bien définis t’aident à structurer ton travail et à avancer de manière régulière.

Comment faire ?

Estime le temps nécessaire : évalue le temps que chaque tâche devrait prendre et sois réaliste dans tes estimations.
Tu peux aussi t’aider d’un outil en ligne comme Toggl pour tracker le temps d’une tâche.
Inscris des deadlines : reporte tes dates butoir sur ton rétroplanning à côté de chacune des tâches
Vérifie que toutes les tâches s’imbriquent bien et que le rythme est tenable pour toi.

Tu veux un exemple ?

Par exemple, si tu prévoies de rédiger 3 articles de blog sur une semaine, divise le travail en étapes avec des deadlines spécifiques :

Lundi : Rechercher les informations nécessaires
Mardi : Créer les plans de chaque article
Mercredi : Rédiger le contenu et faire les corrections
Jeudi : Intégrer les articles sur ton site et les planifier
Vendredi : rédiger des posts réseaux sociaux pour relayer l’article de blog (recyclage de contenu).

4 - Utiliser des blocs de temps

Le time blocking est une technique efficace pour allouer des périodes spécifiques à des tâches particulières. Cette méthode t’aide à rester concentrée sur une seule tâche à la fois, ce qui augmente ta productivité.

Conseils pratiques

Bloque des plages horaires : Dédie des plages horaires spécifiques à des catégories de tâches. Par exemple, le matin pour les tâches créatives et l’après-midi pour les tâches administratives.
Reporte tes blocs de temps sur un agenda : Utilise ton agenda pour bloquer ces périodes de manière visible et t’y tenir.

Perso, c’est ce que je fais sur mon agenda organiseur Pop’lissime, comme par exemple ici :

Je commence par reporter d’abord tous mes rendez-vous en jaune

Puis, je reprends mon rétroplanning pour reporter le reste. je sais ce que j’ai à faire de manière très détaillée :

orange : administratif
rose : tâches courantes de mon activité de coaching (le mercredi après-midi est en général consacré à la communication de la semaine suivante : réseaux sociaux et emailing)
rose fluo : projets de mon activité de coaching
bleu : tâches consacrées à Pop Biz’ (le vendredi).

5 - Réviser et ajuster ta To-Do List quotidiennement

Rien n’est figé dans le marbre.
Revoir régulièrement ta to-do list est crucial pour rester flexible et réaliste. Les priorités peuvent changer, des imprévus arriver et il est important d’adapter ton planning en conséquence.

Ce que je te conseille

Fais une révision quotidienne : Chaque soir, passe en revue ta to-do list pour ajuster tes priorités et tes délais.
Ajuste en fonction des imprévus : Sois prête à modifier ton planning en fonction des imprévus et des avancées réalisées.

En appliquant ces 5 astuces, tu pourras optimiser ton quotidien et améliorer significativement ta productivité. Utilise un agenda organiseur par exemple, priorise tes tâches, divise les grandes tâches en sous-tâches, fixe des délais réalistes, utilise des blocs de temps et révise régulièrement ta to-do list.
Ces méthodes te permettront de mieux gérer ton temps et de te concentrer sur ce qui compte vraiment : développer ton activité ! N’oublie pas que la clé de la réussite réside dans l’organisation et la discipline. Alors, prends le temps de planifier, ce ne sera jamais du temps de perdu !